Pierwszym wyzwaniem, przed jakim stanęliśmy, była konieczność stworzenia koncepcji, która realizuje trzy postawione cele (integrację działów, integrację pracowników rożnych stażem, zachęcenie do wpływania na przestrzeń pracy).

Zamiast wymyślać usprawnienia i narzucać je pracownikom z zewnątrz, postanowiliśmy oddać całą władzę w ręce pracowników. Zaproponowaliśmy kierownictwu ECDF Dotacje koncepcję „Budżetu Pracowniczego” – przeprowadzenia kontrolowanego konkursu, w którym starannie dobrane zespoły opracowują projekty, a następnie „ubiegają się o dotację” z wyznaczonej przez dyrekcję puli środków. Najlepszy pomysł miało wyłonić ogólne głosowanie, a projekty miały powstać na moderowanych przez nas warsztatach kreatywnych.

Mając zielone światło od Klienta, zabraliśmy się do opracowania szczegółowego harmonogramu, programu i zapotrzebowania. 60 pracowników ECDF Dotacje dobraliśmy wg takiego klucza, aby umożliwić współpracę osobom z różnych działów i o różnym stażu w firmie. Projektowaliśmy logo projektu nawiązujące do znanych pracownikom znaków programów dotacyjnych, przygotowywaliśmy materiały informacyjne, obrandowaną urnę do głosowania. Razem z klientem wyznaczyliśmy harmonogram spotkań i kolejne kroki, a następnie przedstawiliśmy koncepcję pracownikom firmy.

Na podstawie autorskiego programu kreatywnego przeprowadziliśmy dwukrotnie (ze względu na liczbę zespołów) warsztaty, w trakcie których zaprosiliśmy pracowników do przeprowadzenia wywiadów z wybranym kolegą lub koleżanką z firmy, na jego bazie stworzone zostały „persony” – ogólni reprezentanci określonych grup, o konkretnych potrzebach, środowisku czy podejściu do pracy. Następnie zespoły generowały pomysły na to, w jaki sposób móc dostosować biuro do potrzeb ich „persony”, a na końcu – przygotowywały robocze prototypy proponowanych rozwiązań.

Zespoły dopracowywały swoje pomysły samodzielnie, poza warsztatami, przygotowując dla projektów pełną dokumentację: kosztorys, harmonogram wykonania, zapotrzebowanie zewnętrzne – analogii do codziennej pracy przy projektach unijnych nie dało się nie zauważyć.

Mając gotowe projekty, zespoły zostały zachęcone do lobbowania na rzecz swoich pomysłów. My w międzyczasie przygotowaliśmy „ordynację wyborczą” – głosowanie było możliwe tylko na jeden projekt i do tego nie na własny.

Zwycięski okazał się projekt, który wprowadzał prosty, ale świetnie przemyślany system monitorowania czasu pracy w taki sposób, aby zniwelować specyficzne w tej branży różnice między okresami bardzo intensywnej pracy a momentami czasem wręcz braku zajęć. Zwycięski zespół został wyznaczony do koordynowania wprowadzenia projektu w życie.